Una vez que te registres en nuestra base de datos y completes la negociación con el área de compras, serás formalmente designado como proveedor. A partir de entonces, podrás gestionar el proceso de compras, así como las actividades de facturación y pagos.
Anualmente, los proveedores deben actualizar la información de su empresa, el negociador te indicará los documentos que debes presentar según el tipo de empresa, producto o servicio contratado.
Los siguientes documentos deben ser enviados únicamente por correo electrónico al negociador en un solo formato PDF, nombrado con el NIT de tu empresa y en el siguiente orden.
Si necesitas actualizar los correos electrónicos registrados en nuestra base de datos para el envío de los soportes de pago, es necesario que nos remitas una carta con la solicitud escaneada y firmada por el representante legal al correo cgoytcf@colsubsidio.com del área de control financiero. Para cambio de cuenta bancaria, adjunta la certificación no mayor a 30 días, emitida por tu entidad financiera.
Según las políticas de Colsubsidio, para el trámite de cambio de correos debes haber realizado la actualización anual de documentos. En caso contrario, deberás diligenciar la ficha de creación y actualización como proveedor y anexar los documentos que necesites.
Todo cambio en la información relacionada debe ser reportada en el mismo momento que ocurra.
Una vez estés registrado en nuestra base de datos, ya tengas negociación con el área de compras y te adjudiquen como proveedor. El proceso de compras, facturación y pagos es:
El estado de ventas de la mercancía en consignación, se enviará el corte para facturación durante la primera semana de cada mes desde el correo cuentasporpagar.aprendizsena@colsubsidio.com. En caso de tener otra solicitud asociada a mercancía en consignación, puede ser escalada al correo cuentasporpagar.aprendizsena@colsubsidio.com.
Para obtener el usuario del operador de factura electrónica, envía un correo electrónico a revisor.fe@colsubsidio.com y adjunta el formulario de solicitud que encuentras en el siguiente enlace con los datos requeridos.
Para consultar el estado de tu facturación electrónica a través de la página de Cadena, puedes consultar la transmisión de los documentos electrónicos y la validación a los eventos de título valor Dian.
La consulta presentará los siguientes eventos:
Para gestionar una consulta o solicitud relacionada con los impuestos aplicados a tu factura, sigue estos pasos:
Envía la solicitud
Dirige un correo electrónico a las siguientes cuentas: william.avilam@colsubsidio.com, deisy.vargas@colsubsidio.com, ingryd.torres@colsubsidio.com y revisor.fe@colsubsidio.com.
Incluye la información requerida
Adjunta la siguiente documentación en el correo: una carta dirigida a William Ávila Melo, jefe de la Sección Cuentas por Pagar, que incluya:
Motivo del reintegro.
Valor exacto a devolver.
Relación de facturas con las retenciones aplicadas.
Declaración en la que se certifique que “los valores retenidos no han sido ni serán imputados en las respectivas declaraciones tributarias”, según el DR 1189/1988, Artículo 6 y Decreto 1625/2016, Artículo1.2.4.16.
La carta debe estar firmada por el representante legal o contador de la compañía.
Copia de las facturas afectadas por la retención.
Soportes de pago emitidos por Colsubsidio.
Copia del RUT actualizado.
Certificación de tratamiento de retenciones, firmada por el representante legal, contador o revisor fiscal, con detalles sobre la actividad económica, calidad de régimen y tarifas aplicables.
Para devoluciones de años fiscales anteriores
Adjunta además:
Certificado de retenciones del período correspondiente, descargado desde la página de Colsubsidio.
Ten en cuenta que, cuando se solicita devolución de una retención de un año fiscal anterior, debes anexar el certificado de retenciones del periodo solicitado para la devolución, generado y descargado por el proveedor en la página de Colsubsidio.
Nota: asegúrate de cumplir con todos los requisitos y adjuntar los documentos en un formato claro para evitar demoras en la gestión de tu solicitud.
Ingresa al siguiente enlace y desde allí podrás consultar el estado de las órdenes de compra y validar el estatus de estas con los valores y fechas que fueron generadas en Colsubsidio. Consulta tus órdenes de compra.
En caso de requerir actualización de los correos electrónicos registrados en nuestra base de datos para el envío de los soportes de pago, es necesario enviar carta con la solicitud escaneada y firmada por el representante legal al correo cgoytcf@colsubsidio.com.
De acuerdo con las políticas de la Caja, para el trámite de cambio de correos es requerido que se haya realizado la actualización anual de documentos, de no ser así se debe diligenciar la ficha de creación y actualización como proveedor y anexar los documentos requeridos.
Para ello, debes enviar una carta de solicitud al correo seccionegresos@colsubsidio.com e indicar el número de las facturas que deseas negociar y la tasa ofrecida para el pronto pago de cada una. Es importante confirmar que las facturas que quieres negociar se encuentren aceptadas y contabilizadas, para ello puedes validarlo previamente en la Plataforma Cadena E-factura.
Según la política corporativa, se efectuará cruce de cuentas al momento del pago de las facturas que Colsubsidio le adeuda a todo proveedor que sea deudor de la caja y presente una cuenta por pagar a favor Colsubsidio, indistintamente el concepto que lo genere (notas crédito, descuentos financieros o facturas pendientes por pagar). El soporte de pago enviado, por correo electrónico, al proveedor reflejará el detalle de los conceptos pagados y descontados para su conciliación. Si el saldo a favor de Colsubsidio es superior, no se realizará pago hasta que las cuentas por pagar cubran la totalidad de los saldos pendientes.
En caso de surgir diferencias en los certificados tributarios generados por Colsubsidio, escríbenos al correo electrónico auxiliar.impuestos@colsubsidio.com e indícanos cuál es tu necesidad.
De acuerdo con el tipo de reintegro, ten en cuenta los siguientes requisitos:
En la ficha técnica de terceros que es diligenciada en el momento de la creación debe ser completa en el campo “Datos portal transaccional proveedores y clientes” la información del usuario que contará con acceso al portal transaccional proveedores.
Una vez es creado el usuario en la plataforma, a través del correo electrónico portaltransaccional@colsubsidio.com será informada la clave para acceder a la plataforma.
En caso de requerir la creación de otros usuarios, ten presente los siguientes pasos:
Si el portal indica que ya tienes una solicitud pendiente, por favor comunícate a la línea de atención (601) 7420100 opciones 1-3-5.
Ten presente los siguientes pasos:
Tu solicitud será gestionada y recibirás respuesta a través del correo registrado.
Este manual contiene las normas, políticas, lineamientos, procedimientos y la documentación establecida, en materia de compras y contratación de bienes y servicios, en todas las modalidades, aplicables a todas las áreas y unidades de servicios, exceptuando compras de retail para supermercados y medicamentos.
Para Colsubsidio, contar con tu compromiso y gestión en el mantenimiento de operaciones seguras, libres de riesgos y sus consecuencias para nuestros y sus trabajadores, como también para los usuarios de nuestras instalaciones y servicios, es uno de los pilares de la relación comercial que sostenemos.
Colsubsidio ha creado la siguiente guía con el fin de promover la aplicación de prácticas laborales seguras en la gestión de seguridad y salud en el trabajo que beneficien a las partes interesadas y aseguren el cumplimiento de los requisitos legales. Guía de seguridad y salud en el trabajo (PDF, 416 KB).
Debido a los riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de las actividades, este documento define los lineamientos que deben seguir los contratistas en la prestación de servicio en nuestras instalaciones. Así evitamos condiciones que ponen en peligro tanto a su personal como a nuestros trabajadores. Guía de controles durante el desarrollo de actividades (PDF, 265 KB)
Aquí encontrarás los documentos de consulta y aplicación durante la invitación, selección, contratación, ejecución y cierre. Políticas para la prevención de riesgo reputacional (PDF, 95.5 KB).
Este documento establece políticas y protocolos de atención aplicables para cada contrato de concesión o arrendamiento firmado con Colsubsidio. Protocolo de atención para concesiones y/o arrendamiento (PDF, 269.9 KB).
Abre el documento Inducción a contratistas (PDF, 966.2 KB).
El Anexo de Seguridad de la Información establece medidas obligatorias para contratistas en contratos y órdenes de compra. Garantiza la protección de datos mediante tres pilares: confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, cubriendo además aspectos de privacidad, continuidad operacional y propiedad intelectual durante toda la relación contractual.
