Empresas - Afiliaciones - Aportes

• Afiliación incorrecta: si afiliaste a un trabajador con un número de cédula incorrecto, radica la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta una copia de su documento y actualizaremos la información en nuestro sistema.
• Cambio de ciudad del trabajador: notifica el cambio de ciudad a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta copia del formulario o certificado de afiliación de la nueva caja para el retiro y actualización de la información en nuestro sistema.
• Radicación del formulario de afiliación sin vínculo laboral con trabajador: remite una certificación firmada por el representante legal a servicioalcliente@colsubsidio.com. En dicha certificación, informa que no existe un vínculo laboral y solicita la anulación de la afiliación.
• Cambio en condiciones salariales: reporta los cambios a servicioalcliente@colsubsidio.com con firma del representante legal y adjunta la siguiente información:
  • NIT y razón social de la empresa
  • Datos del trabajador
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Nombre funcionario
  • Jornada laboral (horas)
  • Salario
• Fallecimiento de representante legal: solicita el retiro o cambio de representante legal a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta el registro de defunción.
   

• Rectificación en la planilla: para corregir el número de documento en la planilla Pila después del pago, envía una solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Incluye:
  • Los datos del trabajador afectado.
  • El periodo.
  • Número de documento incorrecto y número de documento correcto.
• Retiro del trabajador no marcado en Pila: notifica el retiro a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta la liquidación de contrato o realiza una planilla de corrección con la novedad correspondiente a través del operador de información. 

Devoluciones

El retorno de aportes aplica en los siguientes casos:

• Cuando tu empresa realiza un pago incorrecto del IBC o un doble pago.
• Cuando tu empresa efectúa un pago con diferencia tarifaria o presenta error en el documento de identidad (solo si el pago ha sido corregido).

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía la solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com, junto con la siguiente documentación:

• Solicitud realizada por tu empresa en la que indiques el motivo, número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor por devolver. La información debe ser lo más específica posible e incluir datos básicos de contacto como dirección, correo electrónico, número de teléfono o celular.
• Certificación bancaria original con fecha de expedición no mayor a treinta días.
• Fotocopia del RUT actualizado y completo, con fecha posterior al año 2014.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
• Certificación expedida por el revisor fiscal o contador, en la que se detalle la causal de la solicitud. Además, se requiere incluir:
  • Copia de la tarjeta profesional
  • Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no mayor a tres meses.
  • Copias de las solicitudes radicadas ante las administradoras EPS, ARL, y AFP, SENA e ICBF, donde se solicita la devolución por el mismo concepto.
• Devolución por IBC incorrecto:
  • Nóminas menores o iguales a 10 trabajadores: Copia del comprobante de nómina en PDF de cada uno de los trabajadores.
  • Nóminas iguales o mayores a 11 trabajadores: certificación firmada por el revisor fiscal o contador del total de la nómina, y anexar el 10% de los comprobantes de la nómina certificada en PDF.
• Documentación adicional para los siguientes casos:
  • Pagos realizados posteriores al retiro del trabajador: enviar la liquidación del contrato en PDF.
  • Pagos realizados antes de la fecha de la relación laboral entre el trabajador y la empresa: remitir el contrato laboral en PDF.

Recuerda: no se hacen devoluciones de aportes a las empresas, según lo establecido en la Circular Externa 009 del 24 de enero de 2011 del Viceministerio Técnico de Protección Social, porque estos pagos a la caja de compensación se pueden descontar de los impuestos de renta y complementarios.

Solo puedes solicitar devolución de aportes si eres un empleador afiliado que hizo pagos dobles o por un IBC mayor al debido. Esto porque según el Artículo 7 de la Ley 21 de 1982, junto con los Artículos 16 y 56 del Código Sustantivo del Trabajo y el Artículo 48 de la Constitución, toda empresa debe pagar aportes por sus trabajadores desde que inicia la relación laboral.
 

Traslados

El traslado de aportes se aplica en las siguientes situaciones: 

• Cuando tu empresa realiza aportes por uno o varios empleados que están afiliados a otras cajas de compensación familiar. 
• Si tu empresa se retira o está afiliada a otras caja. 

Para gestionar el traslado, debes:

• Enviar un comunicado que indique el motivo de la solicitud, junto con la relación de los trabajadores afectados.
• Asegúrate de adjuntar la planilla de pago o proporcionar detalles de la misma, como el número de planilla cancelada, la fecha de pago, los periodos y el valor. La información debe ser lo más específica posible y contener tus datos de contacto. 
• Si el traslado es a nivel nacional, incluye un certificado de afiliación expedido por la caja de compensación correspondiente, donde se indique la fecha y el estado actual de la afiliación. 
• Si el traslado es a nivel regional, debes adjuntar un certificado de afiliación de la caja de compensación de tu empresa, que también especifique la fecha y el estado actual de la afiliación. 

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía tu solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com, junto con la documentación requerida según el tipo de aportante.

Te explicamos quiénes son los aportantes no afiliados. Esta categoría incluye a personas naturales, jurídicas, independientes y pensionados que realizan el pago de sus aportes de manera directa o indirecta, pero que no tienen una afiliación con la caja de compensación Colsubsidio. Para que estos pagos se apliquen correctamente en el sistema integral de seguridad social, es necesario que completes el trámite que corresponda a tu calidad específica de aportante.

• Empresas no afiliadas y retiradas
• ​Independientes no afiliados (PDF, 690KB)​
• Agremiadoras y trabajadores independientes no afiliados (PDF, 185.3KB)
• Pagadoras y pensionados no afiliados (PDF, 196.8KB)
   

Es fundamental que estés al tanto de las novedades laborales que pueden presentarse, incluyendo el ingreso y salida de empleados, así como las variaciones tanto permanentes como temporales en el salario. También es relevante considerar la suspensión temporal del contrato, las licencias no remuneradas o las comisiones de servicios. No olvides tener en cuenta la incapacidad temporal por enfermedad, las licencias de maternidad o paternidad, las vacaciones remuneradas y la incapacidad temporal por accidente laboral. Además, es clave estar alerta a cualquier variación permanente de la mesada.

• Novedad de licencia remunerada: cotiza sobre el último salario base de cotización. Reporta la novedad al correo servicioalcliente@colsubsidio.com.
• Novedad de licencia remunerada: según el Artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, los permisos remunerados se causan completamente, y los aportes a caja de compensación se calculan sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio del permiso.
• Novedad de licencia no remunerada: durante huelgas o suspensiones temporales, no hay pago de aportes a Colsubsidio, con base en el artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016.
• Novedad de suspensión: según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales del contrato por causas contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no se realizarán pagos de aportes a caja de compensación ni giros de la cuota monetaria en el mes de la novedad.

Adicional, ten en cuenta otras novedades como:

• ING: ingreso
• RET: retiro
• VSP: variación permanente de salario 
• VST: variación transitoria del salario
• SLN: suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada o comisión de servicios
• IGE: incapacidad temporal por enfermedad general 
• LMA: licencia de maternidad o paternidad
• VAC – LR: vacaciones o licencia remunerada
• Inc Tem Ac: días de incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad profesional

El beneficio de progresividad, según la Ley 590 de 2000, se aplica durante los tres primeros años a partir del inicio de actividades. Las tarifas se aplican por año calendario y, en cuanto a las cajas de compensación, se detallan de la siguiente manera:

• Primer año: tarifa del 1 %
• Segundo año: tarifa del 2 %
• Tercer año: tarifa del 3 %
• Beneficio Ley 590 
  Como empleador, puedes verificar si eres beneficiario de la Ley 590 del 2000 en el RUT, casilla 89, con los códigos 47, 48, o 49.
• Recuerda que este beneficio puede perderse en los siguientes casos: cuando las empresas provienen de entidades disueltas o liquidadas, están inactivas, han sido escindidas o fusionadas, o cuando se proporciona información falsa.

• Pagos de aportes exclusivamente a través de Pila: si no efectúas el pago de aportes por un periodo, no es posible efectuarlo por un medio diferente a Pila. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en los Decretos 3667 de 2004 y 1465 de 2005, compilados en los artículos 3.2.31 y 3.2.3.8 del título 3, de la parte 2 del libro 3 del Decreto 780 de 2016.
• Sin límite de IBC para caja de compensación: la norma para el Ingreso Base de Cotización (IBC) destinado al aporte parafiscal no tiene un tope máximo. Esta disposición se encuentra establecida en el Artículo 5 de la Ley 797 de 2003, reglamentado por el Decreto 510 de 2003, en su Artículo 3 especifica que dicho tope es solo para salud y pensión.
• Liquidación IBC por vacaciones: según la Circular Externa 018 del 16 de abril de 2012 del Ministerio de Trabajo, el monto otorgado al trabajador por vacaciones disfrutadas, compensadas en efectivo o incluidas en la liquidación del contrato, constituye el IBC para caja de compensación.
• IBC para aporte a caja: corresponde a la remuneración salarial por días laborados y novedades del mes.
• Licencia de maternidad: durante este momento no debes pagar aportes a la caja de compensación, ya que la EPS cubre un auxilio y este no se considera salario.

Recuerda: los pagos de los aportes deben realizarse según lo establecido en el Decreto 1990/2016. Asegúrate de cumplir con la normativa para mantener todo al día. Consulta las fechas en la sección Normatividad.

¡Realiza tus pagos fácilmente y aprovecha los beneficios de ser parte de Colsubsidio!

Los pagos de los aportes deben realizarse según lo establecido en el Decreto 1990/2016. Asegúrate de cumplir con la normativa para mantener todo al día. Consulta las fechas en la sección Normatividad.

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Si tu empresa aparece en mora con los aportes parafiscales, es porque según lo establecido en las Resoluciones 1702 de 2021 y 205 de 2024 de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), que regulan los procesos de cobro de aportes, Colsubsidio está obligado a notificarte mensualmente cuando existan pagos pendientes correspondientes a tus trabajadores. Si consideras que hay un error en este reporte, por favor envíanos los soportes de pago correspondientes al correo servicioalcliente@colsubsidio.com para que podamos revisar tu caso y hacer las correcciones necesarias.

• Deuda real: si la empresa conoce los periodos y trabajadores por los cuales presenta deuda, debe realizar el pago a través del operador de información.
• Liquidación de la sociedad, cese de actividades o sustitución patronal: remitir documento que soporta dicha información.
• Pago a otra caja de compensación, realiza los siguientes trámites:
  • Solicita a Colsubsidio el certificado de afiliación.
  • Luego, dirígete a la otra caja de compensación con el certificado y solicita el traslado de aportes hacia Colsubsidio.
  • Una vez recibas la respuesta que confirme el valor y fecha efectiva en la que se realizó el traslado de aportes a Colsubsidio, radica el comunicado en Colsubsidio, junto con las planillas detalladas de los aportes trasladados (en formato PDF). Recuerda que debes informar si existieron novedades como ingresos y retiros para aplicar correctamente los aportes y novedades en el sistema de información.
• Novedad de retiro sin aplicar o sin novedad de retiro:  envíanos la liquidación de contrato.
• Pago sin aplicar: envía copia de las planillas del pago correspondiente al mes notificado con mora para llevar a cabo la validación.
• No vínculo laboral: es necesario solicitar una carta formal firmada por el representante legal o encargado de talento humano que indique el no vínculo laboral con la entidad.
• Traslado de departamento:  adjunta copia de la certificación de afiliación del trabajador a la otra caja de compensación en donde conste la fecha de inicio de la afiliación.
• Cambio o error en el documento: envía copia del documento correcto para actualizarlo en el sistema de información.
• Diferencia en la tarifa
• IBC menor al esperado