Afiliaciones - Aportes

• Afiliación incorrecta 

  Si afiliaste a un trabajador con un número de cédula incorrecto, envía la solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta una copia del documento y actualizaremos la información en nuestro sistema.

• Cambio de ciudad del trabajador

  Notifica el cambio de ciudad a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta copia del formulario o certificado de afiliación de la nueva caja para el retiro y actualización de la información en nuestro sistema.

• Radicación del formulario de afiliación sin vínculo laboral con trabajador

  Remite una certificación firmada por el representante legal a servicioalcliente@colsubsidio.com. En dicha certificación, informa que no existe un vínculo laboral y solicita la anulación de la afiliación.

• Cambio en condiciones salariales

  Reporta los cambios a servicioalcliente@colsubsidio.com con firma del representante legal y adjunta la siguiente información:

  • NIT y razón social de la empresa
  • Datos del trabajador
  • Tipo de documento
  • Número de documento
  • Nombre del funcionario
  • Jornada laboral (horas)
  • Salario

• Fallecimiento de representante legal:

  Solicita el retiro o cambio de representante legal a través del correo servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta el registro de defunción.

• Rectificación en la planilla

  Si necesitas corregir el número de documento en la planilla Pila después del pago, envía una solicitud a servicioalcliente@colsubsidio.com. Incluye la siguiente información:

  • Datos del trabajador afectado.
  • Periodo correspondiente.
  • Número de documento incorrecto y número de documento correcto.
• Retiro del trabajador no marcado en Pila
  Notifica el retiro a servicioalcliente@colsubsidio.com. Adjunta la liquidación de contrato o realiza una planilla de corrección con la novedad correspondiente a través del operador de información.

Devoluciones 

El retorno de aportes se aplica en los siguientes casos:

• Si, como independiente, realizas un pago con diferencia tarifaria o error en el documento de identidad, pero solo si el pago ha sido corregido.
• Si eres independiente y no estás afiliado a la caja, pero has realizado aportes.
• Si eres un pensionado retirado y la entidad pagadora continúa descontando de tu mesada. Independientes: para solicitar la devolución, debes presentar:
  • Para tu solicitud de devolución, indícanos el motivo detallado junto con la planilla de pago o los datos específicos: número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor. Asegúrate de incluir tus datos de contacto actualizados como dirección, correo electrónico y teléfono o celular.
  • Una certificación bancaria original de una cuenta corriente o de ahorros a tu nombre, con fecha de expedición no mayor a treinta días.
  • Fotocopia de la cédula.
  • Para pensionados, envía:
    • Comunicado donde indiques el motivo de la solicitud y periodos que se requieren devolver. La información debe ser lo más específica posible e incluir datos básicos de contacto, como dirección, correo electrónico, número de teléfono o celular.
    • Copia de documento de identificación. 
    • Certificación bancaria original de cuenta ahorros o corriente a nombre del pensionado, con fecha de expedición no mayor a 30 días. Si no cuentas con este requisito, Colsubsidio te contactará telefónicamente para ofrecerte orientación personalizada y, de esta manera, puedas realizar la respectiva devolución de aportes por giro electrónico a través del Banco de Bogotá.

Traslados

El traslado de aportes aplica en los siguientes casos:

• Si realizas aportes y estás afiliado a otra caja de compensación. En este caso, debes enviar:
  • Un comunicado donde indiques el motivo de la solicitud, adjuntando la planilla de pago o proporcionando detalles como el número de planilla cancelada, fecha de pago, periodos y valor. La información debe ser específica y contener tus datos de contacto.
  • Un certificado de afiliación expedido por la caja, que acredite la fecha de afiliación y el estado actual de tu afiliación.

Si te encuentras en alguna de estas situaciones, envía tu solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colsubsidio.com junto con la documentación requerida según tu tipo de aportante.

Recuerda: los pagos de tus aportes deben hacerse de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1990 de 2016. Asegúrate de cumplir con estas pautas para mantener todo en orden. Consulta las fechas vigentes en la sección Plazos para el pago.

Es importante que tengas presente las novedades laborales que pueden surgir, como el ingreso y retiro de trabajadores, así como las variaciones permanente y transitoria del salario. También, debes considerar la suspensión temporal del contrato de trabajo, licencia no remunerada o comisión de servicios; así como la incapacidad temporal por enfermedad, las licencias de maternidad o paternidad, las vacaciones o licencias remuneradas, y la incapacidad temporal por accidente de trabajo. Además, es fundamental estar atento a la variación permanente de la mesada.

• Licencia remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, los permisos remunerados se causan completamente, y los aportes a caja de compensación se calculan sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio del permiso.

  Cotiza sobre el último salario base de cotización. Reporta la novedad al correo servicioalcliente@colsubsidio.com.

• Licencia no remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales, no hay pago de aportes a Colsubsidio.
• Suspensión temporal o licencia no remunerada
  Según el Artículo 3.2.5.2 del Decreto 780 de 2016, durante huelgas o suspensiones temporales del contrato por causas contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no se realizarán pagos de aportes a la caja de compensación ni giros de la cuota monetaria en el mes de la novedad.

El beneficio de progresividad según la Ley 590 de 2000 se aplica durante los tres primeros años a partir del inicio de actividades. Las tarifas se aplican por año calendario y, en cuanto a las cajas de compensación, se detallan de la siguiente manera:

• Primer año: tarifa del 1 %
• Segundo año: tarifa del 2 %
• Tercer año: tarifa del 3 %
• Beneficio Ley 590 
  Verifica si eres beneficiario de la Ley 590 del 2000 en el RUT, casilla 89, con los códigos 47, 48, o 49.
• Recuerda que este beneficio puede perderse en los siguientes casos: cuando las empresas provienen de entidades disueltas o liquidadas, están inactivas, han sido escindidas o fusionadas, o cuando se proporciona información falsa.

• A través de Pila: si no realizas el pago de tus aportes dentro del periodo correspondiente, deberás regularizarlo exclusivamente a través de esta planilla, sin posibilidad de usar otros medios. Esta normativa está establecida en los Decretos 3667 de 2004 y 1465 de 2005, incorporados en los artículos 3.2.3.1 y 3.2.3.8 del Decreto 780 de 2016 (Código Sustantivo del Trabajo).
• Sin límite de IBC para caja de compensación: el IBC aplicable al aporte parafiscal no tiene límite superior, a diferencia de los aportes a salud y pensión, que sí cuentan con un tope. Esta disposición está reglamentada en el Artículo 5 de la Ley 797 de 2003 y el Decreto 510 de 2003, Artículo 3.
• Liquidación IBC por vacaciones: de acuerdo con la Circular Externa 018 de 2012 del Ministerio de Trabajo, el valor pagado al trabajador por vacaciones disfrutadas, compensadas en dinero o incluidas en la liquidación de contrato, forma parte del IBC para el aporte a caja de compensación.
• IBC para aporte a caja: El IBC corresponde a la remuneración por días trabajados y novedades salariales del mes.
• Licencia de maternidad: durante este periodo, no se generan aportes a caja de compensación, ya que la EPS asume el pago de un auxilio económico que no se considera salario y, por lo tanto, no está sujeto a cotización.

Recuerda: los pagos de los aportes deben realizarse con base en lo establecido en el Decreto 1990/2016. Asegúrate de cumplir con la normativa para mantener todo al día. 

Tus pagos de aportes deben ajustarse a lo dispuesto en el Decreto 1990 de 2016. Es importante que verifiques el cumplimiento de esta normativa para mantener tus obligaciones al corriente. Puedes revisar las fechas clave en la sección de Normatividad.

Gestiona tus pagos sin complicaciones y sigue disfrutando los beneficios que tienes como afiliado a Colsubsidio.

Según las Resoluciones 1702 de 2021 y 205 de 2024 de la UGPP, existen procedimientos específicos para el cobro a los aportantes que tienen deudas en las contribuciones parafiscales. Por eso, cada mes, Colsubsidio envía notificaciones a quienes presentan mora presunta en algún periodo. Además, notificamos mensualmente a los aportantes independientes y pensionados que muestran presuntas inexactitudes en sus pagos. Recuerda que se considera que hay inexactitud cuando el monto declarado y pagado en la autoliquidación de aportes es menor al que el aportante estaba obligado a declarar y pagar según la ley.

A continuación, te explicamos las posibles razones por las que podría presentarse un error en el pago de aportes y los documentos que debes enviar para aclarar la situación. Si eres un aportante independiente, pensionado o facultativo, envía los soportes al correo servicioalcliente@colsubsidio.com:

• Diferencia tarifaria: cuando el pago de aportes se realiza en un porcentaje diferente al que se utilizó al momento de afiliarse a la caja.
• IBC menor al esperado: cuando el pago de aportes se hace sobre un IBC inferior al salario declarado en la afiliación.
• Deuda real: Si eres afiliado independiente, debes pagar tus aportes a través de la planilla PILA. Si eres pensionado o facultativo, realiza el pago mediante consignación bancaria a la cuenta indicada en tu comunicado de cobro.
• Sin novedad de retiro: envía una carta formal indicando la fecha de retiro, junto con una copia de tu última planilla pagada o el soporte correspondiente

Para resolver estas situaciones, como independiente, debes pagar tus aportes mediante planilla Pila. Si eres pensionado, realiza el pago de la diferencia a través de consignación bancaria a la cuenta indicada en el comunicado de cobro. También, puedes enviar una carta aclaratoria o cualquier documento que consideres necesario para corregir la inconsistencia.